Vereinswebsite: Was kostet sie wirklich?

Eine Vereinswebsite kostet zwei Dinge: einen meist überschaubaren Geldbetrag für Domain, Hosting und Erstellung und deutlich mehr Zeit für die Pflege. Wer „wirklich“ rechnet, legt beides auf ein Jahr um, und zwar alle Posten, auch die unbezahlten.

Dieser Beitrag zeigt die Rechnung Schritt für Schritt. Preise von Anbietern nennen wir bewusst nicht, weil sie sich ändern und vom Umfang abhängen. Die Rechenbeispiele arbeiten mit runden, angenommenen Werten, die Sie durch Ihre eigenen ersetzen. Eine ausführliche Erklärung jedes Kostenfaktors finden Sie auf der Seite Was kostet eine Vereinswebsite?.

Die fünf Posten einer Vereinswebsite

• Domain: die Adresse Ihrer Website, etwa der Vereinsname mit der Endung „.de“. Sie kostet laufend, meist jährlich.
• Hosting: Speicherplatz und Technik, damit die Website erreichbar ist. Ebenfalls laufend, monatlich oder jährlich.
• Erstellung: Aufbau, Gestaltung und erste Inhalte. Meist einmalig, bei größeren Umbauten erneut.
• Technische Pflege: Updates und Sicherheit. Je nach Weg im Paket enthalten, extra bezahlt oder von Ehrenamtlichen erledigt.
• Zeit der Ehrenamtlichen: Termine, Berichte, Fotos, Durchsicht nach jeder Wahl. Laufend und oft der größte Posten.

Die ersten vier Posten stehen auf einer Rechnung. Der fünfte nicht, deshalb wird er bei Entscheidungen im Vorstand häufig übersehen.

Die Jahresrechnung: alles auf zwölf Monate umlegen

Um Angebote vergleichen zu können, rechnen Sie alle Geldbeträge auf ein Jahr um. Die Formel ist einfach:

Diese Werte sind keine Marktpreise und keine Preise von Cortexion, sondern runde Annahmen, damit die Rechnung nachvollziehbar bleibt. Die Umrechnung pro Mitglied ist für die Mitgliederversammlung oft anschaulicher als ein Gesamtbetrag.

Achten Sie bei der Nutzungsdauer auf Ehrlichkeit: Wird die Website nach drei statt fünf Jahren neu gebaut, steigt der Jahresanteil der Erstellung im Beispiel von 180 € auf 300 €.

Der größte Posten: die Zeit

Viele Vereine bezahlen ihre Website weniger mit Geld als mit Freizeit. Der Pflege-Rechner schätzt diesen Aufwand. Mit seinen Voreinstellungen, also 6 Terminen, 2 Berichten und 3 kleinen Änderungen im Monat, gelegentlichen technischen Updates und einer jährlichen Durchsicht von 3 Stunden, kommen 225 Minuten im Monat zusammen. Das sind rund 45 Stunden im Jahr, mehr als fünf Arbeitstage zu je 8 Stunden.

Tragen Sie die Stunden in die Jahresrechnung ein, ohne sie in Euro umzurechnen. „276 € und 45 Stunden im Jahr“ ist für den Vorstand eine ehrlichere Angabe als „276 € im Jahr“. So wird sichtbar, wie viel Ehrenamt die Website bindet, und wer zusagt, die Pflege zu übernehmen, weiß, worauf er oder sie sich einlässt.

Die Zeit lässt sich nicht nur verringern, sondern auch verteilen. Wie das gelingt, beschreibt der Beitrag Vereinswebsite im Team pflegen.

Wege zur Vereinswebsite im Vergleich

Die Wege unterscheiden sich vor allem darin, wer wie viel Zeit aufwendet und wer die Seite später ändern kann. Die Tabelle beschreibt typische Unterschiede, keine festen Preise:

Kein Weg ist für jeden Verein der richtige. Ein Verein mit einem technisch erfahrenen Mitglied, das langfristig bleibt, braucht andere Lösungen als ein Förderverein, dessen Vorstand alle zwei Jahre wechselt.

Kosten, die oft vergessen werden

• Bildrechte: Fotos von Fotografinnen und Fotografen oder aus Bildarchiven brauchen Nutzungsrechte (§ 72 UrhG), Fotos von Personen zusätzlich deren Einwilligung (§ 22 KUG).
• E-Mail-Postfächer: Funktionsadressen für Vorstand, Jugend oder Kasse sind nicht in jedem Paket enthalten.
• Formulare und Zahlungen: Online-Anmeldungen oder Spendenfunktionen über einen Zahlungsanbieter können Gebühren verursachen.
• Rechtliche Prüfung: Wer Impressum und Datenschutzerklärung von einer Fachperson prüfen lässt, sollte das einplanen. Fragen Sie auch bei Ihrem Dachverband nach, welche Unterstützung er anbietet.
• Auftragsverarbeitung: Anbieter, die personenbezogene Daten für Sie verarbeiten, brauchen einen Vertrag nach Artikel 28 DSGVO. Das kostet meist kein Geld, aber Zeit für Prüfung und Ablage.
• Wechsel des Anbieters: Umzug der Domain, Übertragung der Inhalte und eine Übergangszeit mit doppelten Kosten.

So bereiten Sie die Entscheidung im Vorstand vor

Eine Seite genügt als Vorlage für die Vorstandssitzung. Sie macht Geld und Zeit vergleichbar und verhindert, dass nur über den Rechnungsbetrag gesprochen wird:

1. Ziel: In drei Sätzen, wofür die Website da ist, etwa neue Mitglieder gewinnen, Termine zeigen, Sponsoren informieren.
2. Geld: die Jahresrechnung für jeden geprüften Weg, mit der angenommenen Nutzungsdauer.
3. Zeit: der geschätzte Aufwand pro Monat aus dem Pflege-Rechner und wer ihn trägt.
4. Verträge: Vertragspartner ist der Verein, Laufzeit, Kündigungsfrist, Eigentum an Domain und Inhalten.
5. Pflichtangaben: wer Impressum und Datenschutzerklärung erstellt und nach jeder Wahl prüft.

Beschließen Sie danach einen Betrag für einen festen Zeitraum, etwa für zwei Jahre, und prüfen Sie zum Ende des Zeitraums, ob Geld und Zeit so angefallen sind wie geplant.