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Für Vorstände und Ehrenamtliche

Checkliste: Pflichtangaben für die Vereinswebsite

Diese Checkliste hilft Ihnen, die rechtlichen Angaben Ihrer Vereinswebsite zusammenzutragen. Haken Sie ab, was Sie erledigt haben.

Impressum

Wer eine Vereinswebsite dauerhaft betreibt, braucht in der Regel ein Impressum. Es muss leicht erkennbar und unmittelbar erreichbar sein, zum Beispiel über einen Link in der Fußzeile jeder Seite.

Quellen: § 5 DDG (Digitale-Dienste-Gesetz) · § 26 BGB (Vorstand des Vereins)

Ausführlich im Blog: Impressum für Vereine: Was hinein muss

  • Genau so geschrieben, wie er im Vereinsregister eingetragen ist.

  • Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort, unter denen der Verein erreichbar ist. Ein Postfach genügt nicht.

  • Die Personen, die den Verein vertreten dürfen, mit Vor- und Nachnamen. Wer das ist, steht in der Satzung und im Vereinsregister.

  • Eine Adresse, die tatsächlich gelesen wird, am besten eine Funktionsadresse des Vereins statt eines privaten Postfachs.

  • Zusätzlich zur E-Mail zum Beispiel eine Telefonnummer oder ein Kontaktformular. Das Gesetz verlangt Angaben für eine schnelle elektronische Kontaktaufnahme und unmittelbare Kommunikation.

  • Nur bei eingetragenen Vereinen: das Amtsgericht, bei dem der Verein im Vereinsregister steht, und die Registernummer. Sie beginnt meist mit „VR“.

  • Nur wenn der Verein eine besitzt. Viele kleine Vereine haben keine, dann entfällt die Angabe.

  • Veröffentlicht die Website regelmäßig redaktionelle Beiträge, kann zusätzlich eine verantwortliche Person mit Anschrift nötig sein. Fragen Sie im Zweifel Ihren Dachverband.

Datenschutzerklärung

Sobald Ihre Website Daten von Besuchern verarbeitet, müssen Sie darüber informieren. Schon beim Aufruf einer Seite fällt eine IP-Adresse an, die der Server verarbeitet. Die Informationspflichten regelt Artikel 13 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Quellen: Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) · § 38 BDSG (Datenschutzbeauftragte)

  • Name und Anschrift des Vereins und eine Kontaktmöglichkeit. Meist dieselben Angaben wie im Impressum.

  • Nur nötig, wenn Ihr Verein eine Person benannt hat oder benennen muss. In Deutschland gilt das unter anderem, wenn in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Ob Ehrenamtliche mitzählen, klären Sie im Zweifel mit Ihrer Aufsichtsbehörde oder Ihrem Dachverband.

  • Welche Daten beim Aufruf anfallen (zum Beispiel IP-Adresse, Datum und aufgerufene Seite), wie lange sie gespeichert werden und wer die Website hostet. Diese Angaben liefert Ihr Hosting-Anbieter.

  • Wenn Besucher per E-Mail oder Formular schreiben: Zweck, Rechtsgrundlage und Speicherdauer der Nachrichten.

  • Falls Interessierte über die Website Daten einreichen, etwa eine Beitrittsanfrage: welche Daten, wofür und wie lange sie gespeichert werden.

  • Karten, Videos, Schriften, Statistik oder Social-Media-Schaltflächen: jeden Dienst mit Anbieter und Zweck nennen. Verzichten Sie auf Dienste, die Sie nicht brauchen.

  • Zu jedem Vorgang: auf welcher Rechtsgrundlage er beruht und wann die Daten gelöscht werden.

  • Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch und Widerruf einer Einwilligung, dazu der Hinweis auf das Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.

Einwilligung bei Fotos von Personen

Fotos erkennbarer Personen sind personenbezogene Daten. Für die Veröffentlichung brauchen Sie in der Regel eine Einwilligung: § 22 des Kunsturhebergesetzes verlangt sie für das Verbreiten und öffentliche Zeigen von Bildnissen, zusätzlich gilt die DSGVO. Wie beides zusammenspielt, beurteilen Fachleute teils unterschiedlich. Im Zweifel fragen Sie.

Quellen: § 22 KunstUrhG · Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Ausführlich im Blog: Vereinsfotos: Wann Sie fragen müssen

  • Fragen Sie vorher, nicht erst nach dem Hochladen. Halten Sie fest, wer wann eingewilligt hat, schriftlich oder in einer Form, die Sie nachweisen können.

  • Wofür wird das Foto verwendet: Website, Social Media, Aushang, Presse? Die Einwilligung gilt nur für das, was darin steht.

  • Die Einwilligung ist freiwillig und kann für die Zukunft widerrufen werden. Eine Ablehnung sollte keine Nachteile für die Mitgliedschaft haben.

  • Für Minderjährige willigen in der Regel die Sorgeberechtigten ein. Bei Jugendlichen, die die Tragweite verstehen, ist es üblich, zusätzlich deren eigene Zustimmung einzuholen.

  • Bildunterschriften mit Namen nur, wenn die Betroffenen zugestimmt haben. Bei Kindern verzichten Sie besser ganz darauf.

  • Wer ein Foto gemacht hat, hat Urheberrechte. Lassen Sie sich die Nutzung auf der Website erlauben und nennen Sie auf Wunsch den Namen.

  • Legen Sie fest, wer Bilder auf Wunsch von der Website nimmt, und nennen Sie diese Person in der Datenschutzerklärung.

Weitere Hinweise

Diese Punkte gehören nicht in jedes Impressum oder jede Datenschutzerklärung, aber sie betreffen viele Vereinswebsites.

Quellen: § 25 TDDDG (Endeinrichtungen)

  • Speichert die Website nicht notwendige Informationen auf dem Gerät der Besucher oder liest sie aus (zum Beispiel durch Statistik- oder Videodienste), ist das nur mit Einwilligung zulässig. Ausgenommen sind unbedingt erforderliche Zugriffe. Wer solche Dienste nicht einsetzt, braucht kein Banner.

  • Namen, Adressen und weitere Daten von Mitgliedern gehören nicht auf die öffentliche Website, auch nicht in PDFs oder versteckte Seiten.

  • Namen und Kontaktdaten von Funktionsträgern nur veröffentlichen, wenn die Personen einverstanden sind. Funktionsadressen sind die einfachere Lösung.

  • Schreiben Sie den Begriff nur auf die Website, wenn das Finanzamt Ihren Verein entsprechend bestätigt hat.

  • Veröffentlichen Sie die gültige Fassung mit Datum des Beschlusses und ersetzen Sie alte Fassungen.

Quelle: Checkliste Pflichtangaben von Website für Vereine, https://website-fuer-vereine.de/checkliste. Allgemeine Orientierung, keine Rechtsberatung.

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