Ratgeber für Vorstände
Was kostet eine Vereinswebsite?
Eine Vereinswebsite kostet Geld und Zeit. Das Geld ist meist überschaubar und gut planbar: Domain, Hosting, vielleicht die Erstellung. Die Zeit der Ehrenamtlichen wird oft unterschätzt, dabei entscheidet sie darüber, ob die Website aktuell bleibt.
Die Kostenfaktoren im Überblick
Sechs Posten bestimmen, was eine Vereinswebsite an Geld und Zeit kostet. Manche fallen einmal an, andere jeden Monat.
| Kostenfaktor | Was dahintersteht | Wann es anfällt |
|---|---|---|
| Domain | Die Adresse, unter der Ihre Website erreichbar ist | laufend, meist jährlich |
| Hosting | Speicherplatz und Technik, damit die Website erreichbar ist | laufend, monatlich oder jährlich |
| Erstellung | Aufbau, Gestaltung und erste Inhalte | einmalig, bei größeren Umbauten erneut |
| Pflege und Technik | Inhalte aktuell halten, Technik auf Stand bringen | laufend |
| Zeit der Ehrenamtlichen | Termine, Berichte, Fotos und Durchsicht nach jeder Wahl | laufend, oft unterschätzt |
| Was zusätzlich anfallen kann | Bildrechte, Formulare, Prüfung, eingebundene Dienste | nach Bedarf |
Domain
laufend, meist jährlich
Die Domain ist die Adresse Ihrer Website. Für Vereine in Deutschland ist die Endung .de üblich. Sie kostet bei vielen Anbietern nur wenige Euro im Monat und ist in manchen Hosting-Paketen bereits enthalten.
Worauf Sie achten sollten
- Registrieren Sie die Domain auf den Verein, nicht auf eine Privatperson. Sonst wird sie beim Wechsel im Vorstand zum Problem.
- Legen Sie die Zugangsdaten so ab, dass mindestens zwei Vorstandsmitglieder sie kennen.
- Wählen Sie eine kurze, eindeutige Adresse, etwa den Vereinsnamen oder seine gängige Abkürzung.
Hosting
laufend, monatlich oder jährlich
Hosting heißt: Ein Anbieter stellt Speicherplatz und Technik bereit, damit Ihre Website rund um die Uhr erreichbar ist. Für eine Vereinswebsite genügt in der Regel ein kleines Paket.
Worauf Sie achten sollten
- Verschlüsselung sollte enthalten sein. Sie erkennen sie an „https“ und dem Schloss in der Adresszeile.
- Der Anbieter sollte regelmäßig Datensicherungen anlegen.
- Sie brauchen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, also eine Vereinbarung, wie der Anbieter mit personenbezogenen Daten umgeht. Server in der EU erleichtern den Datenschutz.
- Prüfen Sie, ob E-Mail-Postfächer für Funktionsadressen enthalten sind, etwa für Vorstand und Jugend.
Erstellung
einmalig, bei größeren Umbauten erneut
Für die Erstellung gibt es mehrere Wege: Ein Mitglied baut die Seite selbst, Sie nutzen einen Baukasten, beauftragen eine Agentur oder lassen einen Entwurf per Chat erstellen. Die Wege unterscheiden sich vor allem darin, wer wie viel Zeit aufwendet und wer die Seite später ändern kann.
Worauf Sie achten sollten
- Wer kann die Website ändern, wenn die Person, die sie gebaut hat, nicht mehr im Verein ist?
- Gehören Texte, Fotos und Domain dem Verein, auch bei einem Wechsel des Anbieters?
- Ist die Seite auf dem Handy gut lesbar?
- Sind Impressum und Datenschutzerklärung von Anfang an vorgesehen?
Pflege und Technik
laufend
Jede Website braucht Pflege: Inhalte aktualisieren und, je nach System, die Technik auf aktuellem Stand halten. Bei selbst betriebenen Systemen wie WordPress gehören regelmäßige Sicherheitsupdates für das System und seine Erweiterungen (Plugins) dazu.
Worauf Sie achten sollten
- Wer spielt Updates ein, und wie oft?
- Was passiert, wenn eine Erweiterung nicht mehr weiterentwickelt wird?
- Ist die technische Pflege im Preis enthalten oder wird sie extra berechnet?
Zeit der Ehrenamtlichen
laufend, oft unterschätzt
Viele Vereine bezahlen ihre Website weniger mit Geld als mit Freizeit. Termine eintragen, Berichte schreiben, Fotos auswählen, Einwilligungen prüfen, nach jeder Wahl die Ansprechpersonen ändern: Das summiert sich. Mit dem Rechner unten schätzen Sie, wie viele Stunden im Monat zusammenkommen.
Worauf Sie achten sollten
- Verteilen Sie die Aufgaben auf mehrere Personen, jeweils mit Vertretung.
- Lieber wenige Seiten, die wirklich gepflegt werden, als viele, die veralten.
- Pflegen Sie wiederkehrende Angaben an einer Stelle, etwa Spielpläne beim Verband.
Was zusätzlich anfallen kann
nach Bedarf
Manche Kosten entstehen nur, wenn Sie bestimmte Funktionen oder Inhalte wollen.
Worauf Sie achten sollten
- Fotos: Nutzungsrechte bei gekauften Bildern oder für Fotografinnen und Fotografen, Einwilligungen der abgebildeten Personen
- Formulare, Online-Anmeldung oder Spendenfunktion mit einem Zahlungsanbieter
- Rechtliche Prüfung von Impressum und Datenschutzerklärung durch eine Fachperson oder Ihren Dachverband
- Eingebundene Dienste wie Karten, Videos oder Kalender, die in die Datenschutzerklärung gehören
Rechner
Wie viel Zeit kostet die Pflege?
Tragen Sie ein, was in Ihrem Verein üblicherweise anfällt. Die Minuten je Aufgabe sind Annahmen, die Sie unter „Annahmen anpassen“ ändern können. Das Ergebnis ist eine Schätzung, keine genaue Planung.
Ihr geschätzter Zeitaufwand
3 Stunden und 45 Minuten
im Monat
Das sind rund 45 Stunden im Jahr.
Bei 2 Personen sind es etwa 1 Stunde und 55 Minuten pro Person und Monat.
| Aufgabe | pro Monat | Anteil |
|---|---|---|
| Termine | 30 Minuten | 13 % |
| Neuigkeiten und Berichte | 1 Stunde und 30 Minuten | 40 % |
| Kleine Änderungen | 30 Minuten | 13 % |
| Technische Pflege | 1 Stunde | 27 % |
| Jährliche Durchsicht, auf den Monat verteilt | 15 Minuten | 7 % |
Den größten Anteil hat: Neuigkeiten und Berichte.
Wenn die Zeit nicht reicht
Liegt das Ergebnis über dem, was Ihr Team leisten kann, hilft weniger: weniger Seiten, seltenere, dafür aktuelle Berichte und Links zu Spielplänen beim Verband statt eigener Listen. Wie mehrere Ehrenamtliche die Pflege aufteilen, beschreibt der Blogbeitrag Vereinswebsite im Team pflegen.
Diese Fragen sollten Sie jedem Anbieter stellen
Mit diesen Fragen vergleichen Sie Angebote auf derselben Grundlage, egal ob Baukasten, Agentur oder Erstellung per Chat.
Fragen Sie auch bei Ihrem Dachverband nach: Manche Verbände bieten ihren Mitgliedsvereinen eigene Lösungen oder Rahmenverträge für Websites an.
- Was ist im Preis enthalten: Domain, Hosting, Verschlüsselung, Datensicherung, E-Mail-Postfächer?
- Gibt es Einrichtungskosten, und wie lange ist die Mindestlaufzeit?
- Wie und mit welcher Frist kann der Verein kündigen?
- Kann der Verein Domain, Texte und Bilder bei einem Wechsel mitnehmen?
- Wer kümmert sich um Updates und Sicherheit?
- Gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung?
- Können mehrere Ehrenamtliche mit eigenen Zugängen arbeiten?
Sehen, wie Ihre Vereinswebsite aussehen kann
Beschreiben Sie Ihren Verein im Chat und erhalten Sie einen ersten Entwurf. Der erste Entwurf ist gratis. Die Anfrage läuft über webseite-mit-ki-erstellen.de.